Zadania to bardzo pomocna funkcja w obsłudze klientów i ich rezerwacji. Używając zadań nie zapomnisz o wysłaniu maila do hotelu na dzień przed przyjazdem klientów, czy też przygotowaniu wniosków wizowych na miesiąc przed rozpoczęciem wycieczki.
Zadania mogę też być wykorzystane do przekazanie ważnych informacji między pracownikami.

Nowe zadanie można dodać z poziomu ekranu STARTOWEGO lub profilu klienta albo szczegółów rezerwacji.

Z poziomu profilu klienta.

Z poziomu szczegółów rezerwacji.

Zadania dodane z poziomu klienta bądź rezerwacji są automatycznie powiązane z rezerwacją i klientem.
Wszystkie sprawy powiązane z klientem znajdują się w historii klienta.

Wewnętrzne zadania do załatwienia nie mają powiązania z klientem ani z rezerwacją ale wyświetlane są w tym samym miejscu.

Z racji tego, że zadanie może zostać wprowadzone przez jedną osobę a być skierowane do innej zaleca się uważane sprawdzanie czy jest wybrana osoba prowadząca.

Po załatwieniu sprawy(należy wybrać status GOTOWA)znika ona z przypomnień ale nadal jest dostępne w CRM, w zakładce MÓJ CRM -> PRZYPOMNIENIA.

Obsługa klienta zazwyczaj zaczyna się od zapisania jego preferencji spędzenia urlopu. Zamiast więc zapisywać to na kartce zrób to w CRM.
Plusy:

• Zapisane dane nigdy nie zginą
• Zawsze będą dostępne w historii klienta
• Każdy w biurze wie czego klient szuka i na jakim etapie obsługi klienta jesteśmy
• Gotowy formularz podpowie o co warto spytać klienta żeby przygotować najlepszą ofertę

W przypomnieniach wyświetlane są zapytania ofertowe, których planowany termin zakończenia wypada na dziś, jutro bądź pojutrze.
Zapytania z inną datą zakończenia znajdują się w wyszukiwarce przypomnień zakładka menu MÓJ CRM -> PRZYPOMNIENIA oraz w historii klienta.

Gotowy formularz zapytania ma za zadanie ułatwić zebranie najważniejszych  informacji o kliencie.
Statusy obsługi  mają informować o etapie obsługi zapytania. Natomiast termin planowanego zakończenia obsługi ma usprawnić zarządzanie czasem obsługi wszystkich zapytań złożonych w biurze osobiście, telefonicznie czy drogą mailową.

W historii zapytania ofertowego zapisują się komentarze oraz zmiany dokonane w trakcie obsługi.

Nowe zapytanie ofertowe dostępne jest z poziomu głównego menu oraz profilu klienta.

Jak sprawnie obsługiwać zapytania ofertowe w CRM?

Dodane zapytanie ofertowe będzie pomocne gdy poprawnie zostaną wybrane
3 parametry.

A następnie sukcesywnie zmieniane wraz z rozwojem obsługi zapytania.

Co można zyskać?

• Łatwe zarządzanie nawet dużą ilością zapytań.
• Szybki dostęp i pełną historię przebiegu obsługi zapytania.
• Raport zapytań – ilość zapytań zrealizowanych do niezrealizowanych.

Jak więc to działa…?

Planowana data zakończenia (na liście termin realizacji) – to termin, do którego planujemy zamknąć obsługę zapytania.

Należy jednak pamiętać, że w przypomnieniach wyświetlają się tylko te zapytania, których obsługę planujemy zamknąć w ciągu 3 najbliższych dni. Zapytania z dalszym terminem są przeniesione do zakładki MÓJ CRM -> PRZYPOMNIANIA, gdzie łatwo można wyszukać je po terminie realizacji.

Przeterminowane zapytania ofertowe mają pomarańczowe tło i znikną z tabeli przypomnień dopiero gdy ich status zostanie zmieniony na załatwione.

Status zapytania informuje o etapie obsługi zapytania klienta.

Obsługujący – wybór osoby obsługującej oraz zakres udostępnienia zapytania.

• Jeśli zapytania prowadzę ja i ma być widoczne tylko dla mnie.

• Jeśli zapytanie ma widzieć cały mój dział.

• Jeśli zapytaniem ma się zająć inna osoba niż ja.

• Jeśli zapytanie mają widzieć wszystkie działy (cała firma).

Zgodnie z umową każda firma zobowiązana jest do archiwizacji danych na dysku swojego komputera. Przy czym zaleca się, aby archiwizacja robiona była nie rzadziej niż co 24 godziny.

Zarchiwizowane dane zabezpieczone są hasłem i dostęp do nich będzie potrzebny  tylko dostawcy CRM w sytuacji konieczności odtworzenia bazy danych.

Mogą być wykorzystywane do wewnętrznej komunikacji. Dzięki nim w łatwy sposób można przekazać ważne informacje oraz zweryfikować kto zapoznał się
z utworzonym komunikatem.

Tworząc nowy komunikat nadajemy mu tytuł, dodajemy treść i wybieramy grupę odbiorców oraz dział/ły.

Utworzony komunikat od razu pojawi się na ekranie CRM wybranym grupom.

Odbiorca komunikatu powinien zaznaczyć, że się z nim zapoznał ale jeśli w momencie wyświetlenia nie ma czasu by go odczytać powinien bez potwierdzenia przeczytania przejść DALEJ.
Komunikat powtórnie wyświetli się po 30 min aż do momentu potwierdzenia zapoznania się z jego treścią.

W szczegółach każdego utworzonego komunikatu można sprawdzić kto i kiedy zapoznał się z nim.

Każdy użytkownik ma wgląd we wszystkie komunikaty, które były skierowane do niego.
Historia komunikatów jest dostępna w zakładce MÓJ CRM -> MOJE KOMUNIKATY

Funkcja przydatna głównie długoletnim użytkownikom systemu. Jeśli chciałbyś sprawdzić czy masz w bazie CRM zdublowanych klientów przejdź do zakładki scalanie.

Zwróć uwagę na sposób grupowania, szukając zdublowanych klientów (np. po numerze telefonu) – jeżeli mamy brak danych to znaczy, że taki klient nie znajduje się na liście.

Szukać zdublowanych wpisów można również wpisując adres email oraz nazwisko.

Jeśli wyniki wyszukiwania zawierają za mało informacji można zaznaczyć „pokaż dodatkowe informacje”, CRM wyświetli dodatkowo datę urodzenia, adres itp.

Jak scalać klientów, jak przenosić dane zostało wytłumaczone w poniższym filmie:

Towary to inaczej świadczenia, produkty, które sprzedajemy.
Lista przygotowanych towarów jest edytowalna więc jeśli potrzebne są dodatkowe pozycje, to można je dodać albo usunąć niepotrzebne.

Gdzie występują towary? W rezerwacji przy świadczeniach…

…w dodawanej wpłacie klienta…

…w fakturze klikając 2x na pole usługi/towary.

Dodając nowy towar wymagane jest podanie literki i odpowiadającej jej stawki VAT. Jeśli Twój CRM nie jest zintegrowany z drukarką fiskalną wpisz cokolwiek. Natomiast jeśli jest koniecznie sprawdź na drukarce fiskalnej jaka literka i stawka przyporządkowana jest dodawanemu towarowi (lub zapytaj w swojej księgowości).

Przypisane do klientów ich preferencje wg których można ich potem grupować np. preferowany wypoczynek – aktywny, All inclusive.

Słownik służy do edycji rozwijanych list taki jak np. typ imprezy, typ zdarzenia itd.

W administracji raportami znajdują się szablony raportów, dowodów wpłaty oraz faktur.
Korzystając z edycji szablonu można zmienić dane, które będą wyświetlane na dokumencie. Natomiast przechodząc do Zaawansowanych zmieniamy dostępność dokumentu dla wybranej grupy użytkowników.

Edycja

Zaawansowane

Jeśli zmieniamy dane firmy/oddziału ale chcemy zachować stare dane firmy w poprzednich fakturach i wpłatach, to tutaj należy wprowadzić nowe dane.