Daily Archives: 04.09.2018

Moduł w którym sprawdzamy za które rezerwacje należy zapłacić do TO.

Jeśli po zapisaniu zestawienia od razu dokonujesz płatności, zaznacz, że przelew został zrealizowany.

Informację do TO o opłaconych rezerwacjach łatwo można wysłać mailem w formie tabeli.

Dzięki czemu nie tracimy czasu na kopiowanie nr rezerwacji i odpowiadających im kwot w tytule przelewu. W zamian wystarczy wpisać numer płatności grupowej.

Natomiast jeśli zestawienie zostało przygotowane np. przez pracownika a płatność będzie realizowana przez inną osobę, to przekazanie zapłaty należy potwierdzić kiedy faktycznie wyjdzie przelew.

Zapłaty z potwierdzoną realizacja przelewu mają zielony znacznik. Najeżdżając kursorem myszy na niego powiada się data płatności.

Znacznik pojawia się również w rezerwacji.

Jak wystawić korektę do faktury na prowizję?

Krok 1. Prowizja uległa zwiększeniu/zmniejszeniu więc najpierw należy skorygować wartość prowizji w rezerwacji.

Krok 2. Przechodzimy do zestawienia prowizyjnego – żeby nie szukać wśród zestawień można przejść z poziomu rezerwacji z listy zestawień prowizji.

CRM podpowiada wartość o jaką powinna być skorygowana faktura. Zaznaczamy wybraną rezerwację i wystawiamy korektę.

Wprowadzonych faktur jak i korekt procedurą samo fakturowania nie drukujemy.

Oprócz faktur na prowizję CRM daje możliwość wystawiania faktury VAT, procedury marży bądź noty księgowej.

Górne menu -> PŁATNOŚCI -> FAKTURY -> DODAJ NOWĄ FAKTURĘ

Odbiorcą takiej faktury może być klient, firma.

Fakturę wystawioną tym sposobem można wydrukować, wydrukować duplikat i oczywiście wystawić korektę.

W biurach agencyjnych podstawą do fakturowania jest prowizja za rezerwację.
Aby móc wystawić/wprowadzić do CRM fakturę w rezerwacji musi być wprowadzona wartość prowizji.

Przy rezerwacjach biur podróży, gdzie organizator wystawia agentowi fakturę w CRM zastosowana jest forma samo fakturowania co skutkuje tym, że jedynie wprowadzana jest do CRM faktura, którą agent otrzymał od TO.

Dzięki wprowadzeniu faktury do CRM mamy kontrolę nad rozliczeniem prowizji oraz możliwość raportowania poziomu sprzedaży(RAPORTY -> ZESTAWIENIA -> REJESTR SPRZEDAŻY ZA OKRES).

Jak wystawić/wprowadzić fakturę na prowizję?

Górne menu zakładka PŁATNOŚCI -> PROWIZJE ZESTAWIENIA

Następnie spośród wyświetlonych rezerwacji wybieramy te, które chcemy ująć na fakturze lub, które zostały ujęte na raporcie, fakturze od TO (dotyczy samo fakturowania).

Po wybraniu rezerwacji należy zapisać zestawienie i przejść do generowania dokumentu faktury.

CRM sam nadaje kolejne numery fakturom, wyjątkiem jest samo fakturowanie, gdzie należy wpisać nr faktury otrzymanej od TO oraz jeśli otrzymaliśmy zapłatę za fakturę należy zaznaczyć, że jest zapłacona.

Jeśli organizator płaci za fakturę dopiero po jej wystawieniu, to najlepiej zaznaczać otrzymanie prowizji z datą w CRM przy zestawieniu prowizyjnym, którego ona dotyczy. Przechodzimy do zakładki PŁATNOŚCI -> PROWIZJE ZESTAWIENIA:

Zaznaczając wpłynięcie prowizji z datą łatwo potem sprawdzić, które faktury zostały opłacone a które nie. Wszystkie wystawione faktury na prowizję trafiają na listę faktur, gdzie można je wyszukać po numerze, edytować bądź usunąć.

Przeniesienie wpłaty uiszczonej za rezerwację inaczej zwane przeksięgowaniem zazwyczaj wykorzystywane  jest przy anulacji rezerwacji i zakupie innej przez tego samego klienta. Suma wpłat za rezerwację jest większa niż należność zatem zostaje ona przeksięgowana na inna rezerwację klienta. Bądź jak w pkt. 6.2. kiedy klient wpłaca jedną kwotę za kilka rezerwacji.

Każdą nową wpłatę klienta dotyczącą rezerwacji bądź dodatkowe świadczenia w rezerwacji jak np. ubezpieczenie, parking przy lotnisku, zmiana pokoju czy uczestnika dodajemy z poziomu rezerwacji za pomocą linku Dodaj nową wpłatę w części przeznaczonej na wpłaty klienta.

Dwa wyjątki kiedy korzystamy z NOWEJ WPŁATY z poziomu zakładki płatności
w górnym lub bocznym menu:

• wyniesienie gotówki z kasy do banku tzn. konwój.
  Wybrać należy typ wpłaty KONWÓJ, wpisać ujemną kwotę oraz wpisać osobę wpłacającą/wypłacającą, którą jest konwojent (osoba z biura lub firmy konwojenckiej).

• Jeśli klienta płaci za kilka rezerwacji jedną kwotą i chce otrzymać jeden dowód wpłaty (paragon) za wszystko bo np. bardzo się spieszy.
  Po wprowadzeniu KP na wybranego z listy klienta należy przywiązać je w całości do jednej z rezerwacji klienta, której wpłata dotyczy.
  Następnie z tej rezerwacji przeksięgować część wpłaty na inne rezerwacje.

Na liście wpłat znajdują się wszystkie wpłaty które zostały wprowadzone do CRM bez względu na typ wpłaty.

Korzystając z filtrów można wyszukać wpłaty klienta po nazwisku, numerze rezerwacji albo po konkretnej dacie i zrobić raport.