Drogi Agencie,
W związku z nadchodzącym rozporządzeniem RODO – od 25 maja nałożone zostaną na Ciebie nowe obowiązki. W tym artykule postaramy Ci się przybliżyć o jakich czynnościach należy pamiętać by je wypełnić.
Wg ustawy czytamy:
1.Jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej wszystkie następujące informacje:
a) swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
b) gdy ma to zastosowanie – dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
c) cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania; 4.5.2016 L 119/40 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL
d) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) – prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią;
e) informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
f) gdy ma to zastosowanie – informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi, wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych.
Należy zatem pamiętać, iż osoba, której dane przetwarzamy, powinna być poinformowana o tym, że to robimy i w jakim zakresie. Nie są to jednak wszystkie obowiązki informacyjne, ponieważ zgodnie z ustawą:
2.Poza informacjami, o których mowa w ust. 1, podczas pozyskiwania danych osobowych administrator podaje osobie, której dane dotyczą, następujące inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:
a) okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
b) informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
c) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) – informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
d) informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
e) informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
f) informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.
3.Jeżeli administrator planuje dalej przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem informuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udziela jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w ust. 2.
4.Ust. 1, 2 i 3 nie mają zastosowania, gdy – i w zakresie, w jakim – osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami.
Co na to CRM Dla Agenta?
Poinformowanie klienta o przetwarzaniu jest wystarczające do tego, aby przygotować mu i odesłać ofertę, zapisać dla niego rezerwację i wykorzystać je później do realizacji umowy. Klient musi mieć prawo do aktualizacji tych danych (i innych kwestii opisywanych w rozporządzeniu).
Dane te muszą pozostać później w naszych bazach przez odpowiedni czas. O dane te musimy odpowiednio dbać.
Trudno, abyśmy w każdym miejscu informowali o wszystkich szczegółach – dlatego w konfiguracji programu umieszczone zostaną pola z krótkim tekstem (wersja skrócona pokazywana w stopce maila i KP) oraz z pełnym tekstem informującym klienta.
Już wkrótce pojawią się poradniki dotyczące używania nowych mechanizmów w CRM-ie, które przygotowaliśmy w związku z nadchodzącymi zmianami w przepisach. Wszystko po to by pracowało Ci się lepiej, szybciej i sprawniej 🙂
WAŻNE! Powyższy tekst nie stanowi sam w sobie informacji o charakterze prawnym – jest jedynie niewiążącą interpretacją fragmentu dokumentu pochodzącego ze źrodła: https://giodo.gov.pl/pl/569/9276
Uwagi na temat powyższego artykułu prosimy przesyłać na adres crm@sykon.pl
