Jak wystawić korektę do faktury na prowizję?

Krok 1. Prowizja uległa zwiększeniu/zmniejszeniu więc najpierw należy skorygować wartość prowizji w rezerwacji.

Krok 2. Przechodzimy do zestawienia prowizyjnego – żeby nie szukać wśród zestawień można przejść z poziomu rezerwacji z listy zestawień prowizji.

CRM podpowiada wartość o jaką powinna być skorygowana faktura. Zaznaczamy wybraną rezerwację i wystawiamy korektę.

Wprowadzonych faktur jak i korekt procedurą samo fakturowania nie drukujemy.

Oprócz faktur na prowizję CRM daje możliwość wystawiania faktury VAT, procedury marży bądź noty księgowej.

Górne menu -> PŁATNOŚCI -> FAKTURY -> DODAJ NOWĄ FAKTURĘ

Odbiorcą takiej faktury może być klient, firma.

Fakturę wystawioną tym sposobem można wydrukować, wydrukować duplikat i oczywiście wystawić korektę.

W biurach agencyjnych podstawą do fakturowania jest prowizja za rezerwację.
Aby móc wystawić/wprowadzić do CRM fakturę w rezerwacji musi być wprowadzona wartość prowizji.

Przy rezerwacjach biur podróży, gdzie organizator wystawia agentowi fakturę w CRM zastosowana jest forma samo fakturowania co skutkuje tym, że jedynie wprowadzana jest do CRM faktura, którą agent otrzymał od TO.

Dzięki wprowadzeniu faktury do CRM mamy kontrolę nad rozliczeniem prowizji oraz możliwość raportowania poziomu sprzedaży(RAPORTY -> ZESTAWIENIA -> REJESTR SPRZEDAŻY ZA OKRES).

Jak wystawić/wprowadzić fakturę na prowizję?

Górne menu zakładka PŁATNOŚCI -> PROWIZJE ZESTAWIENIA

Następnie spośród wyświetlonych rezerwacji wybieramy te, które chcemy ująć na fakturze lub, które zostały ujęte na raporcie, fakturze od TO (dotyczy samo fakturowania).

Po wybraniu rezerwacji należy zapisać zestawienie i przejść do generowania dokumentu faktury.

CRM sam nadaje kolejne numery fakturom, wyjątkiem jest samo fakturowanie, gdzie należy wpisać nr faktury otrzymanej od TO oraz jeśli otrzymaliśmy zapłatę za fakturę należy zaznaczyć, że jest zapłacona.

Jeśli organizator płaci za fakturę dopiero po jej wystawieniu, to najlepiej zaznaczać otrzymanie prowizji z datą w CRM przy zestawieniu prowizyjnym, którego ona dotyczy. Przechodzimy do zakładki PŁATNOŚCI -> PROWIZJE ZESTAWIENIA:

Zaznaczając wpłynięcie prowizji z datą łatwo potem sprawdzić, które faktury zostały opłacone a które nie. Wszystkie wystawione faktury na prowizję trafiają na listę faktur, gdzie można je wyszukać po numerze, edytować bądź usunąć.

Przeniesienie wpłaty uiszczonej za rezerwację inaczej zwane przeksięgowaniem zazwyczaj wykorzystywane  jest przy anulacji rezerwacji i zakupie innej przez tego samego klienta. Suma wpłat za rezerwację jest większa niż należność zatem zostaje ona przeksięgowana na inna rezerwację klienta. Bądź jak w pkt. 6.2. kiedy klient wpłaca jedną kwotę za kilka rezerwacji.

Każdą nową wpłatę klienta dotyczącą rezerwacji bądź dodatkowe świadczenia w rezerwacji jak np. ubezpieczenie, parking przy lotnisku, zmiana pokoju czy uczestnika dodajemy z poziomu rezerwacji za pomocą linku Dodaj nową wpłatę w części przeznaczonej na wpłaty klienta.

Dwa wyjątki kiedy korzystamy z NOWEJ WPŁATY z poziomu zakładki płatności
w górnym lub bocznym menu:

• wyniesienie gotówki z kasy do banku tzn. konwój.
  Wybrać należy typ wpłaty KONWÓJ, wpisać ujemną kwotę oraz wpisać osobę wpłacającą/wypłacającą, którą jest konwojent (osoba z biura lub firmy konwojenckiej).

• Jeśli klienta płaci za kilka rezerwacji jedną kwotą i chce otrzymać jeden dowód wpłaty (paragon) za wszystko bo np. bardzo się spieszy.
  Po wprowadzeniu KP na wybranego z listy klienta należy przywiązać je w całości do jednej z rezerwacji klienta, której wpłata dotyczy.
  Następnie z tej rezerwacji przeksięgować część wpłaty na inne rezerwacje.

Na liście wpłat znajdują się wszystkie wpłaty które zostały wprowadzone do CRM bez względu na typ wpłaty.

Korzystając z filtrów można wyszukać wpłaty klienta po nazwisku, numerze rezerwacji albo po konkretnej dacie i zrobić raport.

Uczestnicy rezerwacji to osoby biorące udział w zakupionej imprezie turystycznej.
Są oni przywiązani do rezerwacji ale nie trafiają do bazy klientów.  Dlaczego?…

Ponieważ uczestnicy tacy jak dzieci czy infanty nie posiadają własnego numeru telefonu czy adresu mailowego żeby móc się z nimi skontaktować w sprawie rezerwacji czy nowej oferty.

Każdego uczestnika można jednak przenieść do bazy klientów wchodząc w szczegóły jego profil i klikając „przepisz do klientów”.

W czasie przepisywania uczestnika do listy klientów CRM sprawdza czy nie ma w bazie osoby o podobnych parametrach. Jeśli jest to wyświetli podobnych klientów z komunikatem.
Jeśli jednak przepisywany uczestnik jest inną osobą niż wskazane przez CRM i chcemy go dodać do bazy, to należy zignorować ostrzeżenie i zapisać.

W rezerwacjach pobranych z systemu rezerwacyjnego MerlinX dane uczestników zostają automatycznie dodane do rezerwacji.
 

Jeśli w ramach obsługi rezerwacji musisz zanotować ważna informację, to możesz skorzystać ze zdarzeń.

Bądź jeśli masz ważną sprawę do załatwienia ustaw zadanie do rezerwacji.
W wybranym terminie realizacji CRM przypomni Ci o niej.

Zadnia wyświetlane są na 2 dni przed terminem ich realizacji w przypomnieniach na stronie startowej.

Jedną z podstawowych czynności w obsłudze rezerwacji jest zapisanie każdej wpłaty klienta.

Obowiązkowo w każdej rezerwacji należy potwierdzić poinformowanie klienta o aktualnych godzinach wylotu. Po poinformowaniu klienta w rezerwacji klikając „INFO O GODZINACH WYLOTU”.

Jeśli klient po zarezerwowaniu wycieczki zdecyduje się dokupić np. dodatkowe ubezpieczenia bądź parking przy lotnisku albo nastąpi kosztowa zmiana uczestnika należy dodać do jego rezerwacji dodatkowe świadczenie wraz z ceną.

Mamy kilka typów anulacji:

• Bezkosztowa – kiedy klientowi zwracane jest 100% wpłaconej kwoty

Krok 1 – zmiana statusu rezerwacji na anulowaną lub ANULUJ REZERWACJE

Najlepiej wybrać:

Krok 2 – zmiana świadczenia na „Anulacja bezkosztowa imprezy turystycznej”

Krok 3 – zaznaczenie zwrotu wpłaconej przez klienta kwoty bądź przeksięgowanie jej na inną rezerwację klienta.

Krok 4 – zaznaczenie zwrotu wpłaty od Touroperatora bądź przeksięgowaniu na inną rezerwację.

Krok 5 – jeśli już została wystawiona faktura na prowizję i trzeba ją skorygować należy przejść do zestawienia prowizyjnego, którego dotyczyła faktura a następnie zaznaczyć rezerwację, którą należy skorygować i wystawić korektę.

Więcej na temat korekt w pkt. 6.5.

• Anulacja kosztowa – procedura anulacji jest podobna jak w przypadku bezkosztowej, najpierw należy anulować rezerwację.

Przy anulacji rezerwacji najlepiej wybrać :

Krok 2 –  dodajemy nowa świadczenie, które informuje o kosztach jakie ponosi klient w związku z anulacją.

Krok 3,4 i 5 są dokładnie takie same jak w przypadku anulacji bezkosztowej.

Dodanie do CRM nowej rezerwacji założonej w systemie rezerwacyjnym MerlinX odbywa się na dwa sposoby:
1. Będąc w systemie MerlinX na liście rezerwacji należy nacisnąć ikonkę lupki na końcu wiersza.

2. Będąc w systemie CRM dla stałych klientów rezerwację można wczytać z poziomu profilu klienta wybierając przycisk WCZYTAJ REZERWACJĘ.

Gdyby jednak była potrzeba dodania rezerwacji manualnie wybieramy z górnego menu zakładkę nowa rezerwacja (link do dodania nowej rezerwacji znajduje się również pod listą rezerwacji oraz w profilu klienta).