Aktualności Dla Systemu CRM – Zobacz Co Nowego W Naszym Systemie » Strefa Edukacji

Category Archives: Strefa Edukacji

Strefa Edukacji

Nowa Funkcja w CRM – Test Konfiguracji Wczytywania

Published by:

Szanowni Użytkownicy CRM,

w związku z pojawiającymi się pytaniami na tematy związane z wczytywaniem rezerwacji  wprowadziliśmy dla Państwa funkcję dającą kontrolę nad konfiguracją karty wczytywania przy pracowniku oraz źródłami i skrótami u poszczególnych Touroperatorów.

Raz na ok 30 dni przy logowaniu, osobom z uprawnieniami większymi i równymi kierownikowi pojawi się ekran testowy, na którym ujrzą Państwo wszystkie błędy w dotychczasowych ustawieniach, we wspomnianym obszarze.

W razie chęci powrotu do w.w. ekranu należy przejść do zakładki Admin, a następnie kliknąć w pole Test Konfiguracji – jak na załączonym obrazku:

Po kliknięciu we wspomniany link ponownie ujrzymy ekran konfiguracji. W pierwszej sekcji mamy zestawienie niepoprawnie skonfigurowanych touroperatorów wraz z linkiem, który prowadzi do miejsca gdzie możemy poprawić błędy (niebieskie strzałki na lewo obok nazwy, które prowadzą do szczegółów danego touroperatora) oraz powód wyświetlenia się danego TO w naszym zestawieniu (np niepoprawne źródło – jak w przykładzie)

Jak widać na załączonym wyżej screenie pod listą touroperatorów widnieje lista pracowników wraz z niepoprawnie skonfigurowanymi dostawcami na karcie wczytywania rezerwacji.

 

Na powyższym obrazku:

  1. Na czerwono zostały oznaczone strzałki, które prowadzą do karty wczytywania rezerwacji gdzie możemy dokonać poprawnych zmian.
  2. Na pomarańczowo oznaczono login pracownika, który powinien na swojej karcie wprowadzić zmiany.
  3. Na zielono dostawcę, którego zmiany dotyczą (np. Pracownik Tomek ma błędnie skonfigurowanego dostawcę MERLINMDS).
  4. Kolorem niebieskim oznaczono powód sugerowanych zmian (np.  brak dodanego dostawcy na karcie wczytywania rezerwacji).

Prosimy o dokładne zapoznanie się artykułem – jeżeli coś jest dla Państwa niejasne – znajdziecie nas Państwo pod nr tel. 91 350 01 63 oraz adresem email crm@sykon.pl.

Życzymy przyjemnej pracy z naszym systemem.

Zespół PIRO

Strefa Edukacji Zmiany Techniczne

JPK FA – Nowa Funkcja w CRM

Published by:

Szanowni Użytkownicy CRM,

Od 1 lipca poprzez Ministerstwo Finansów został na Państwa nałożony nowy obowiązek dotyczący pliku JPK FA.

Struktura JPK_FA musi posiadać informacje na temat wszystkich  elementów znajdujących się na FV tj. powinna zawierać wszystkie dane na fakturze, które w razie kontroli, powinny zostać przedstawione odpowiedniemu organowi podatkowemu.

w związku z nową funkcją generowania pliku JPK FA prosimy o zapoznanie się z poniższym opisem sposobu jego tworzenia w naszym systemie:

W tym celu najpierw powinniśmy przejść do zakładki Raporty —> JPK, a następnie kliknąć przycisk Eksport FA-1 pod listą wygenerowanych już raportów (jak na screenie poniżej).

Następnie powinniśmy wybrać przedział czasowy jaki mają obejmować dane generowanego dokumentu.

Gdy już wykonamy tę czynność i klikniemy w przycisk „Zapisz” system przekieruje nas z powrotem na listę plików JPK uzupełnioną o nowo dodany dokument.

Jeżeli natomiast pojawią się błędy w pliku – pod daną pozycją ujrzymy komunikaty informujące o nich.

Powyższe błędy mogą wskazywać zarówno na brak lub niepoprawną pisownie w kontekście np. nr NIP, Województwa lub innych obowiązkowych elementów struktury.

Prosimy o dokładne zapoznanie się z komunikatami w celu poprawnego wygenerowania pliku.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt pod nr 91 350 01 63 oraz na adres mailowy: crm@sylon.pl

 

 

Strefa Edukacji Zmiany Techniczne

Problem z danymi klienta? 3 Nowe sposoby na wczytywanie rezerwacji z MerlinX!

Published by:

Szanowni Użytkownicy CRM,

w związku z nowym rozporządzeniem RODO oraz anonimizacją eksportowanych danych, niektóre rezerwację  z Merlina (Dotyczy to znikomej liczby Touroperatorów) wczytują się z charakterystycznymi znakami „X” zamiast imienia i nazwiska klienta. Mamy dla Państwa 3 sposoby na tymczasowe rozwiązanie tego problemu.

1. Wczytywanie rezerwacji z karty klienta – gdy klient już istnieje w naszej bazie – po kliknięciu w szczegóły klienta mamy dostęp do przycisku „Wczytaj rezerwację”.

 

2. Wczytywanie bezpośrednio z Merlina – gdy na pewno nie mieliśmy jeszcze danego klienta w bazie, a wczytaliśmy rezerwację z Merlina i pojawiły nam się znaki „X” – wówczas możemy przejść do szczegółów danej rezerwacji i z miejsca „Klient” edytować go i zmienić znaki XXX na prawidłowe dane.

3. W sytuacji gdy, mimo iż posiadaliśmy klienta w bazie, wczytaliśmy go bezpośrednio z Merlina (nie zalecamy tego sposobu!) powinniśmy również przejść do szczegółów danej rezerwacji i w miejscu „Klient” zamienić Klienta „X” na tego, którego posiadamy już w bazie (proszę wówczas nie stosować sposobu drugiego, ponieważ klienci zostaną zdublowani!).

Mamy nadzieję, że powyższe objaśnienie pozwoli Państwu rozwiązać obecne problemy związane z wczytywaniem rezerwacji jak i pomoże w uniknięciu nowych.

Zachęcamy również do odwiedzania naszej strony – aktualnoscicrm.sykon.pl gdzie przeczytają Państwo o nowościach w naszym systemie oraz do kontaktu z naszym supportem pod nr tel. 91 350 01 63, a także pod adresem email: crm@sykon.pl

Z pozdrowieniami,

zespół PIRO.

Strefa Edukacji Zmiany Techniczne

Ukrywanie danych klienta na fakturze prowizyjnej

Published by:

Drodzy Agenci,

w związku ze zmianami jakie niesie za sobą rozporządzenie RODO – kolejny raz wyszliśmy na przeciw Państwa oczekiwaniom.

Prezentujemy nową funkcję polegajacą na mozliwości ukrywania danych klienta na fakturze prowizyjnej..

Aby ją rucuhomić wystarczy prześć do zakładki Admin –> Konfiguracja, a następnie w sekcji „Faktura” odnaleźć opcję „Wyświetlaj dane klienta na fakturze prowizyjnej”, którą nalezy zaznaczyć zgodnie z preferencjami.

Życzymy Państwu udanego korzystania z nowego mechanizmu.

Strefa Edukacji Zagadnienia Prawne Zmiany Techniczne

RODO cz.0 – Wstęp

Published by:

Szanowni Agenci,

w związku z wchodzącą w życie ustawą i pojawiającymi się przy tej okazji pytaniami mamy dla Was dużą dawkę informacji, które zamieszczać będziemy regularnie na naszym blogu.

Co zmieni się w CRM wraz z wejściem nowych przepisów od 25 maja 2018r. ?

I Zmiany techniczne dotyczące wszystkich użytkowników CRM:

1. System wymusi zmianę hasła co 30 dni.
2. Hasło będzie musiało się składać z min 8 znaków, małych i dużych liter, cyfr oraz znaków specjalnych.
3. Hasło nie może powtarzać się przy kolejnych zmianach.

2. Nastąpi automatyczne wylogowanie z systemu bez aktywności przez 15 min.
3. Zakaz zapamiętywania loginu i hasła do CRM w przeglądarce chyba, że założone jest hasło na komputerze, który wylogowuje się po 15 min bez aktywnego użytkowania.

II Ustanowienie uprawnień do edycji statusów RODO i raportów zmian
Należy ustanowić w systemie CRM 1 lub więcej osób, które będą miały status pracownika odpowiedzialnego za ochronę danych osobowych.

Ustanowienie ww osoby zaznacza się w szczegółach pracownika.

Wyłącznie te osoby będą miały możliwość zmiany statusu RODO oraz dostęp do zakładki Admin → rejestr zmian (rozliczalność).

Rejestr zmian zawiera filtry ułatwiające odszukanie zmian wraz możliwością wydrukowania w PDF raportu wyników wyszukanych zmian.

III Zmiany funkcjonalne w CRM:
a) dla użytkowników o uprawnieniach admina oraz pracownika odpowiedzialnego za ochronę danych osobowych utworzone zostały nowe zakładki umożliwiające:
– konfigurację obowiązku informacyjnego

– konfigurację wydruku zgód dla klientów
– przegląd zmian (rozliczalność)

Szczegóły dotyczące prawnych aspektów tych trzech punktów oraz sposobu ich obsługi umieściliśmy w artykułach na blogu:

https://aktualnoscicrm.sykon.pl/?cat=8

b) dla użytkowników o niższych uprawnieniach od admina
– konieczność wprowadzenia powodu zmiany podczas zmiany danych klienta
– konieczność wyboru źródła oraz statusu RODO przy wprowadzaniu i edycji klienta (edycja źródła oraz statusu dostępna jest tylko dla pracowników odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych)

– wgląd do rejestru zmian RODO z możliwością wydruku zmian w pdf i eksportu zmian w xml jeśli jeśli takie działanie uwzględnione jest w procedurach RODO danego agenta.

W razie pytań jesteśmy do dyspozycji.

crm@sykon.pl
91 350 01 63

 

Strefa Edukacji Zagadnienia Prawne Zmiany Techniczne

Konfiguracja zgód – Rodo cz.5

Published by:

Szanowni Agenci,

w trzeciej części serii artykułów o RODO wspominaliśmy o konieczności uzyskiwania zgód związanych z działaniami na danych jakich dokonujemy podczas pracy w biurze. Poniżej Objaśniamy, w którym miejscu znajdują się poszczególne funkcje, po to byście mogli realizować swoją pracę zgodnie z rozporządzeniem.

Zgody klienta w CRM.

Druk zgody klienta na przetwarzanie marketingowe dostępny jest w karcie klienta.

 

Jest to link do wygenerowanego dokumentu pdf – na podstawie szablonu zgody.

Treść druku zgód klienta należy konfigurować w opcji widocznej po zalogowaniu się jako administrator – Menu –> Admin –> RODO –>Konfiguracja (zgody).

Możemy na tym ekranie wprowadzić tekst opisujący dokładnie, jakie zgody od klienta chcemy uzyskać i jak będą wykorzystywane. Tekst powinien być napisany prostym i zrozumiałym językiem.

Pod tekstami zawierającym zgody klienta należy umieścić informację o możliwości dokonywania (przez niego) zmian swoich danych osobowych oraz samych udzielonych zgód – jest to bardzo ważne.

Poniższy tekst jest jedynie przykładem – każdy użytkownik CRM powinien wprowadzić w konfiguracji tekst odpowiedni dla niego .

 

Przykład 1:

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

– Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych przez firmę: FIRMA.NAZWA
dalej zwaną „Firmą”, w celach związanych z podnoszeniem jakości jej usług, lepszej obsługi jej Klientów, wypełnieniem warunków umowy, lepszego dbania o realizację umów związanych ze sprzedażą usług turystycznych. Firma zobowiązuje się do przekazania danych osobowych tylko w celach związanych z dokonywaniem rezerwacji i jej realizacją. Firma zobowiązuje się do nieprzekazywania danych osobowych innym podmiotom oraz do przetwarzania ich tylko i wyłącznie w tych celach, na które osoba wyraziła zgodę.

(tak/nie, data, podpis)

– Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej od FIRMA.NAZWA.

(tak/nie, data, podpis)

– Wyrażam zgodę na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefonu) i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego przez FIRMA.NAZWA.

(tak/nie, data, podpis)

lub inaczej,

Przykład 2:

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

– Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych przez firmę: FIRMA.NAZWA
dalej zwaną „Firmą”, w celach związanych z podnoszeniem jakości jej usług, lepszej obsługi jej Klientów, wypełnieniem warunków umowy, lepszego dbania o realizację umów związanych ze sprzedażą usług turystycznych. Firma zobowiązuje się do przekazania danych osobowych tylko w celach związanych z dokonywaniem rezerwacji i jej realizacją. Firma zobowiązuje się do nieprzekazywania danych osobowych innym podmiotom oraz do przetwarzania ich tylko i wyłącznie w tych celach, na które osoba wyraziła zgodę.

(tak/nie, data, podpis)

– Wyrażam zgodę na przesyłanie wiadomości drogą elektroniczną,

(tak/nie, data, podpis)

– Wyrażam zgodę na przesyłanie wiadomości drogą sms

(tak/nie, data, podpis)

Poniżej należy dodać formułkę informacyjną związaną z prawami klienta:

Mają Państwo prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Zgoda jest niezależna od czasu w jakim Państwo korzystacie z usług, obowiązuje do jej odwołania. Udzielenie zgód oznacza możliwość otrzymywania dostosowanych do Państwa potrzeb informacji marketingowych i ofert dotyczących produktów i świadczonych usług od FIRMA.NAZWA na podany adres e-mail lub numer telefonu, jak również uprawnia do kontaktów telefonicznych. Firma zobowiązuje się do nieprzekazywania danych osobowych innym podmiotom oraz do przetwarzania ich tylko i wyłącznie w tych celach, na które osoba wyraziła zgodę.

Uwaga !

Przykład pierwszy i drugi to dwie różne zgody.

Jeżeli firma planuje profilować klienta, celem podjęcia decyzji jej dotyczącej lub prognozowania jej osobistych preferencji, zachowań i postaw – powinna poprosić klienta o zgodę na profilowanie. Jeżeli jednak się to nie odbywa nie potrzebujemy zamieszczać takiego podpunktu na szablonie.

Drukując klientowi odpowiedni druk zgody – po otrzymaniu odpowiednich podpisów – należy zgody zarejestrować/zaznaczyć przy kliencie (w ekranie z danymi klienta ) poprzez radiobuttony (jak poniżej):

Podczas zapisywana danych – za każdym razem należy wypełnić w dolnej części pole Powód zmian (wg rzeczywistego powodu).

Kolejna część związana z zagadnieniami RODO już niebawem…

WAŻNE! Powyższy tekst nie stanowi sam w sobie informacji o charakterze prawnym – jest jedynie niewiążącą interpretacją fragmentu dokumentu pochodzącego ze źrodła: https://giodo.gov.pl/pl/569/9276

Uwagi na temat powyższego artykułu prosimy przesyłać na adres crm@sykon.pl

 

Strefa Edukacji

Chcesz szybciej rozliczyć się z Touroperatorem? Sprawdź jak to zrobić

Published by:

Aby zobaczyć za które rezerwacje należy zapłacić do TO należy kliknąć ‚generuj zapłatę’. Można wybrać wcześniej TO albo zobaczyć zestawienie rezerwacji dla wszystkich TO.

Następnie należy wybrać rezerwacje za które chcemy dokonać płatności do TO. Wybieramy je zaznaczając kwadracik przy podpowiadanej kwocie. Jeśli chcemy przelać kwotę inną niż podpowiadana, to po zaznaczeniu kwadracika okno z kwotą jest aktywne do edycji.

Rezerwacje z żółtym tłem informują nas, że klient wpłacił za mało w stosunku do wymaganej na ten moment płatności do TO. Zasady rozliczeń z TO (% zaliczki i termin dopłaty) ustala się w konfiguracji TO lub w szczegółach rezerwacji w harmonogramie rozliczeń. Na podstawie tych ustawień rezerwacje trafiają do listy zapłat.

Strzałki przy numerze rezerwacji pozwalają na przejście do szczegółów rezerwacji.

Po zaznaczeniu rezerwacji zapisujemy zestawienie – najlepiej tworzyć jedno zestawienie dla jednego TO. Zapisane zestawienie rezerwacji można wysłać do księgowość TO mailem wtedy robiąc przelew nie będziemy musieli już w tytule przelewu opisywać jakich rezerwacji on dotyczy. Wystarczy wpisać nr zestawienia zapłaty – czyli byłby to dokładnie taki sam opis jak temat wiadomości e-mail.

Strefa Edukacji

Jak wystawić fakturę budżetową?

Published by:

Fakturę budżetową wystawiamy wówczas, gdy nabywca i odbiorca to dwa różne podmioty. Poniżej dokładnie opiszemy krok po kroku co należy zrobić by taki dokument wystawić w naszym programie.

1. Możliwość wystawienia faktury budżetowej – konfiguracja konta CRM.

Aby mieć możliwość wystawiania faktur budżetowych należy zwrócić uwagę na to jaką mamy zaznaczoną opcję w zakładce „Admin” —> „Konfiguracja”. Należy w tym celu zjechać w dół do wysokości oznaczonej nagłówkiem „Faktura” (jak na obrazku), a następnie zaznaczyć opcję „Tak” w wierszu „Włączenie faktury budżetowej”.

By zmiany zostały utrwalone, proszę je zapisać i zalogować się ponownie.

2. Przykładowa procedura wystawiania faktury budżetowej.

Przykład:  Szkoła, na którą jest założona rezerwacja nie jest jednocześnie płatnikiem usługi (jest nią np. gmina, która pokrywa koszt związany z zakupem).

Jeżeli chcemy wystawić tego typu fakturę, to pierwszym krokiem, który należy wykonać jest przypisanie w systemie CRM nabywcy usługi do odbiorcy.

Czyli dodajemy gminę (nabywcę) do szkoły (odbiorcy, klienta rezerwacji).
Żeby zdefiniować nabywcę należy przejść do zakładki „Klienci” –> „Lista firm”, odszukać firmę (odbiorcę) i przejść do szczegółów,

następnie, na stronie szczegółów wybranego odbiorcy, należy kliknąć przycisk „Zmień”

przewijamy ekran w dół aż do wysokości, którą przedstawia poniższy obrazek.

W zależności od tego, czy nabywcą jest klient czy firma – klikamy w odpowiedni napis po prawej od pola „Nabywca”.

Jeżeli nie mamy dodanego klienta/firmy, który jest nabywcą usługi, należy go dodać – jeżeli mamy – należy go wybrać klikając pole „Weź”.

Następnie po automatycznym powrocie do ekranu edycji firmy, zjeżdżamy na sam dół ekranu (ważne by wcześniej sprawdzić również czy wyświetlone dane nabywcy są zgodne
z prawdziwymi danymi) i klikamy w przycisk „Zapisz”

 

Fakturę budżetową wystawiamy jak każdą inną fakturę (nie ma specjalnej nazwy).
Wystawiając fakturę czy to z poziomu rezerwacji czy z poziomu listy faktur wybieramy link „Dodaj nową fakturę/notę”.

We wszystkich fakturach związanych z daną firmą (której dodaliśmy w edycji nabywcę) widnieć będzie oddzielnie

odbiorca i nabywca danej usługi (jak poniżej).

 

Życzymy przyjemnego fakturowania 🙂

Strefa Edukacji

Jak wystawić korektę do faktury na prowizję?

Published by:

Szanowni Użytkownicy,

mamy od Was wiele telefonów z zapytaniem gdzie i jak wystawić korektę do faktury na prowizję.

  1. Zatem cały proces zaczynamy od zmiany wartości prowizji w rezerwacji. Jeśli korekta dotyczy wielu rezerwacji, to w każdej należy nanieść zmianę.
  2. Po zapisaniu zmiany w ostatniej rezerwacji dotyczącej faktury, którą musicie skorygować zostańcie w szczegółach rezerwacji.
  3. Przewińcie stronę na dół, aż do pola „Lista zestawień prowizyjnych” i kliknijcie na numer zestawienia prowizyjnego faktury, którą musicie skorygować.
  4. Następnie zaznaczcie rezerwacje, które system sugeruje do korekty (czerwoną czcionką w kolumnie saldo) i naciśnijcie pomarańczowy przycisk „wystaw korektę”.
  5. Zapiszcie fakturę korygującą i gotowe! 🙂

 

Z pozdrowieniami,

zespół CRM Dla Agenta 🙂