CRM automatycznie wyświetla listę rezerwacji, które klienci powinni opłacić w najbliższych dwóch dniach. Termin dopłaty pobierany jest z harmonogramu wpłat w rezerwacji.
Harmonogram rozliczeń generowany jest dla każdej rezerwacji z ogólnych ustawień Touroperatora.
Jeśli w danej rezerwacji obowiązują inne warunki rozliczeń niż przewidziane w OWU można samodzielnie edytować daty i kwoty w harmonogramie rozliczeń.
Przy każdej rezerwacji jest informacja czy brakuje zaliczki „Z” czy dopłaty „D”. Po ustawieniu kursora myszy na literce „Z” lub „D” wyświetli się informacja o brakującej kwocie zaliczki lub dopłaty.
Jeśli CRM ma aktywną opcję automatycznej wysyłki SMS, klient z listy nieopłaconych rezerwacji otrzyma przypomnienie SMS-em o dopłacie na 3 dni przed terminem dopłaty. Jeśli klient nie wpłaci w terminie, to dostanie kolejne przypomnienie i tak SMS-y będą się wysyłały co 2 dni aż do chwili odnotowania w CRM brakującej wpłaty.
Jeśli CRM nie ma aktywnej automatycznej lub ręcznej wysyłki SMS można przypomnieć klientowi o dopłacie tradycyjnie – telefoniczne lub mailowo
i odnotować (dodać zdarzenie) w rezerwacji.
Po dodaniu wpłaty (kwota musi się zgadzać z harmonogramem rozliczeń) do rezerwacji znika ona z listy nieopłaconych rezerwacji.
Jeśli klient zapłacił mniej niż wymagana zaliczka ale jest to zaakceptowane przez TO, to żeby rezerwacja nie „wisiała” na liście nieopłaconych należy pomniejszyć wartość zaliczki w harmonogramie rozliczeń do wartości zaliczki.
Jeśli jednak niższa płatność wynika z udzielonej zniżki przez TO bądź zmian w rezerwacji należy uaktualnić świadczenia w rezerwacji.
